Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

TakFlow
Inhaberin: Layal Hamdeh
Niedersachsenstr. 1
49565 Bramsche
Deutschland

Telefon: +49 163 0303033
E-Mail: kontakt@takflow.de

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung dieser Website, die Bearbeitung von Anfragen, die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die Erfüllung von Verträgen oder die Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.

Wir achten auf eine datensparsame technische Umsetzung. Diese Website bindet keine externen Ressourcen ein: Schriften, Skripte, Bilder und Symbole werden ausschließlich von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es sind keine Analyse- oder Marketingdienste eingebunden, und es werden keine externen Medien automatisch nachgeladen.

3. Hosting und Serverprotokolle

Diese Website wird auf einem von uns administrierten Server mit Standort in Deutschland oder der Europäischen Union betrieben. Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server technisch notwendige Informationen, insbesondere:

• gekürzte IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite oder Datei
• übertragene Datenmenge
• Referrer-Adresse, sofern vom Browser übermittelt
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem
• Statuscode der Serverantwort

Die Verarbeitung erfolgt, um die Website technisch bereitzustellen, Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Fehler zu analysieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb dieser Website.

IP-Adressen werden bereits beim Schreiben des Protokolls gekürzt. Serverprotokolle werden spätestens nach 14 Tagen gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung wegen eines konkreten Sicherheitsvorfalls oder gesetzlicher Pflichten notwendig ist.

Soweit ein externer Hostinganbieter als Auftragsverarbeiter eingesetzt wird, besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und mit Ihnen zu kommunizieren.

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient. Bei allgemeinen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und der Kommunikation mit Interessenten, Kunden und Partnern.

Die Daten werden gelöscht, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

5. Kontakt- und Projektformulare

Wenn Sie ein Formular auf dieser Website verwenden, verarbeiten wir die eingegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Dazu können je nach Formular gehören:

• Name
• Unternehmen
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Projektart
• Projektbeschreibung
• gewünschter Zeitraum
• Budgetrahmen
• hochgeladene Dateien
• bevorzugter Kontaktweg

Pflichtfelder sind entsprechend gekennzeichnet. Ohne die Pflichtangaben kann die Anfrage nicht über das Formular übermittelt werden.

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage auf einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist. Bei sonstigen geschäftlichen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Bestätigung, dass Sie diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben, ist keine Einwilligung und begründet keine eigene Rechtsgrundlage.

Der Formularinhalt wird per E-Mail an unser Postfach übermittelt und dort zur Bearbeitung gespeichert. An die von Ihnen angegebene Adresse senden wir zusätzlich eine automatische Eingangsbestätigung; diese enthält ausschließlich einen festen Hinweistext und keine Ihrer Angaben.

Zusätzlich wird Ihre Anfrage in einem internen Verwaltungsbereich auf unserem Webserver gespeichert, damit wir den Bearbeitungsstand nachhalten können. Gespeichert werden die von Ihnen gemachten Angaben, der Zeitpunkt des Eingangs, der Bearbeitungsstand sowie gegebenenfalls interne Vermerke unserer Mitarbeitenden zur Anfrage. Ihre IP-Adresse wird dabei nicht gespeichert. Der Zugang zu diesem Bereich ist auf uns beschränkt und durch Passwort und einen zweiten Faktor geschützt.

Anfragen werden spätestens zwölf Monate nach der letzten Bearbeitung automatisch gelöscht. Länger aufbewahrt werden sie nur, wenn dies im Einzelfall erforderlich ist — etwa bei einer laufenden Vertragsanbahnung oder wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten; ein solcher Fall wird mit Grund und Datum vermerkt.

Zur Abwehr automatisierter Einsendungen begrenzen wir die Anzahl der Übermittlungen je Absender; dabei wird die IP-Adresse für die Dauer von höchstens einer Stunde ausschließlich im Arbeitsspeicher verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bitte übermitteln Sie über die Formulare keine Passwörter, privaten Schlüssel, vollständigen Datenbankexporte, besondere Kategorien personenbezogener Daten oder andere hochsensible Informationen, sofern dies nicht vorher ausdrücklich vereinbart wurde.

6. Datei-Uploads

Wenn ein Formular den Upload von Dateien ermöglicht, verwenden wir die Dateien ausschließlich zur Prüfung und Bearbeitung der konkreten Anfrage. Dateien werden nicht öffentlich zugänglich gemacht.

Aus Sicherheitsgründen nehmen wir nur bestimmte Dateitypen an — Bilder, PDF-, Text- und Office-Dateien — und begrenzen die Größe je Datei sowie je Anfrage. Hochgeladene Dateien werden als Anhang der Anfrage-E-Mail übermittelt und zusätzlich zur Anfrage auf unserem Webserver gespeichert. Sie liegen dort außerhalb des öffentlich erreichbaren Bereichs und sind ausschließlich nach Anmeldung am internen Verwaltungsbereich abrufbar; über eine Internetadresse sind sie nicht zugänglich.

Hochgeladene Dateien werden gemeinsam mit der zugehörigen Anfrage gelöscht, spätestens also zwölf Monate nach deren letzter Bearbeitung, sofern keine gesetzlichen oder vertraglichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

7. Terminabsprachen

Wenn Sie einen Gesprächstermin anfragen, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und Terminangaben, um den Termin zu planen, zu bestätigen und durchzuführen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Sofern später ein externer Buchungsdienst eingesetzt wird, werden die Informationen zu diesem Anbieter und möglichen Datenübermittlungen vor dessen Aktivierung in diese Datenschutzerklärung aufgenommen.

8. Newsletter

Auf unserer Blogseite können Sie das „TakFlow Praxis-Update" abonnieren. Der Versand erfolgt unregelmäßig und enthält Hinweise zu digitalen Prozessen, Open Source, IT-Infrastruktur, Websites und dem Einsatz von KI.

Anmeldung im Double-Opt-in-Verfahren

Nach Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse senden wir Ihnen eine Nachricht mit einem Bestätigungslink. Erst wenn Sie diesen Link aufrufen, ist die Anmeldung wirksam und wir nehmen Ihre Adresse in den Verteiler auf. Bis dahin versenden wir keine Inhalte. Wird die Anmeldung nicht innerhalb von 48 Stunden bestätigt, löschen wir die Adresse automatisch.

Verarbeitete Daten und Zweck der Protokollierung

Wir speichern zu jedem Abonnement:

• Ihre E-Mail-Adresse
• Zeitpunkt und IP-Adresse der Anmeldung
• Zeitpunkt und IP-Adresse der Bestätigung
• den Wortlaut des Einwilligungstextes, dem Sie zugestimmt haben

Diese Protokollierung dient ausschließlich dem Nachweis, dass eine wirksame Einwilligung vorliegt. Zu diesem Nachweis sind wir nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO verpflichtet.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für den Versand ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG. Rechtsgrundlage für die Protokollierung ist unsere rechtliche Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

Widerruf

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Jede E-Mail enthält dafür einen Abmeldelink, der ohne Anmeldung und ohne Angabe von Gründen funktioniert. Alternativ genügt eine formlose Nachricht an kontakt@takflow.de.

Nach einem Widerruf versenden wir keine weiteren Nachrichten an Ihre Adresse. Die oben genannten Nachweisdaten bewahren wir weiterhin auf, um belegen zu können, dass die Einwilligung bestand und dem Widerruf gefolgt wurde. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Nachweisbarkeit gegenüber Aufsichtsbehörden.

Kein externer Versanddienstleister

Der Verteiler wird auf unserem eigenen Server in Deutschland oder der Europäischen Union geführt und der Versand erfolgt über unseren eigenen E-Mail-Zugang. Es ist kein Newsletter-Dienstleister eingebunden, und es findet keine Erfolgsmessung statt: Wir werten weder Öffnungsraten noch Klicks aus und setzen keine Zählpixel ein.

9. Cookies und lokale Speicherfunktionen

Diese Website setzt keine Cookies zu Analyse-, Profilbildungs- oder Marketingzwecken. Es wird genau eine Information auf Ihrem Endgerät gespeichert:

Rechtsgrundlage für diese Speicherung ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG: Sie ist erforderlich, um den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst — die Beibehaltung Ihrer Auswahl — bereitzustellen.

Optionale Kategorien

Über den Einwilligungsdialog können Sie zwei optionale Kategorien freigeben. Beide sind standardmäßig deaktiviert, und es ist derzeit kein Dienst eingebunden, der sie nutzen würde. Ihre Auswahl wirkt für den Fall, dass wir künftig einen solchen Dienst ergänzen:

• Analyse — Reichweitenmessung, um zu verstehen, welche Inhalte genutzt werden.
• Externe Medien — eingebettete Inhalte Dritter, etwa Karten oder Videos. Beim Laden können Daten an den jeweiligen Anbieter übertragen werden.

Solange Sie keine Einwilligung erteilen, wird in diesen Kategorien nichts geladen und nichts auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen. Rechtsgrundlage für eine Aktivierung wäre § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Bevor ein konkreter Dienst eingebunden wird, ergänzen wir hier Anbieter, Zweck, gesetzte Cookies und mögliche Drittlandübermittlungen.

Auswahl ändern oder widerrufen

Sie können Ihre Auswahl jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder vollständig widerrufen. Der Eintrag „Datenschutz-Einstellungen" im Fußbereich jeder Seite öffnet den Dialog erneut. Ein Widerruf ist damit genauso einfach wie die Erteilung, wie es Art. 7 Abs. 3 DSGVO verlangt.

Die aktuelle Fassung der Einwilligung trägt die Kennung 2026-08-02. Ändern sich Umfang oder Zweck der optionalen Dienste, wird diese Kennung erhöht und Ihre Auswahl erneut abgefragt — eine früher erteilte Einwilligung deckt neue Zwecke nicht ab.

10. Externe Links

Diese Website kann Links zu externen Angeboten enthalten. Wenn Sie einen solchen Link öffnen, gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters. Wir haben keinen Einfluss auf die Verarbeitung personenbezogener Daten durch externe Websites.

11. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten erhalten nur Stellen, die sie zur Bearbeitung der jeweiligen Aufgabe benötigen. Mögliche Empfänger sind:

• eingesetzte Hosting- und Infrastrukturanbieter
• technische Dienstleister, soweit sie im Auftrag tätig werden
• Kommunikations- oder E-Mail-Anbieter
• Steuerberatung oder Behörden, soweit gesetzlich erforderlich

Auftragsverarbeiter werden vertraglich nach Art. 28 DSGVO verpflichtet, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

12. Übermittlung in Drittländer

Eine planmäßige Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet nicht statt.

Falls später Dienste eingesetzt werden, bei denen eine Drittlandübermittlung möglich ist, werden Rechtsgrundlage, Empfänger und Schutzmaßnahmen vor Aktivierung des Dienstes in dieser Datenschutzerklärung ergänzt.

13. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Darüber hinaus können gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten, insbesondere für geschäftliche Kommunikation, Vertrags- und Rechnungsunterlagen.

Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks werden Daten gelöscht oder in der Verarbeitung eingeschränkt, sofern keine Aufbewahrungspflicht oder ein berechtigtes Interesse an der weiteren Speicherung besteht.

Im Einzelnen gelten folgende Fristen:

14. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf:

• Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an kontakt@takflow.de wenden.

15. Widerspruchsrecht

Wenn wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten anschließend nicht mehr, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entgegenstehen.

16. Beschwerderecht und Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: +49 511 120-4500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

Wir sind gesetzlich nicht verpflichtet, eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Für alle Anliegen zum Datenschutz erreichen Sie uns direkt unter kontakt@takflow.de.

17. Sicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff und unbefugter Veränderung zu schützen. Dazu gehören insbesondere eine durchgehend verschlüsselte Übertragung (TLS), eine restriktive Content-Security-Policy, der Verzicht auf externe Ressourcen sowie regelmäßige Aktualisierungen der eingesetzten Software. Ein vollständiger Schutz bei der Datenübertragung im Internet kann jedoch nicht garantiert werden.

18. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, eingesetzte Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.