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Automatisierung & KI

Weniger manuelle Arbeit. Bessere Abläufe. KI dort, wo sie wirklich hilft.

Automatisierung beginnt nicht mit einem Tool, sondern mit einem Ablauf, der jeden Tag Zeit kostet, Informationen verliert oder unnötig von Hand ausgeführt wird. Wir analysieren ihn, verbinden die beteiligten Systeme und entwickeln eine Lösung, die nachvollziehbar, kontrollierbar und langfristig wartbar bleibt.

Vorgehen

  1. Prozessaufnahme
  2. Automatisierungspotenzial
  3. Pilot
  4. Absicherung
  5. Betrieb

Grundsatz

Wir kombinieren klassische Workflow-Automatisierung mit KI, wenn unstrukturierte Inhalte, Sprache, Dokumente oder komplexe Entscheidungen verarbeitet werden müssen.

Dabei gilt: Nicht jeder Prozess braucht künstliche Intelligenz.

Regelbasiert

Klare Regel genügt

Für klar definierte, wiederkehrende Abläufe – zuverlässiger, günstiger und leichter zu kontrollieren.

Mit KI

KI bietet Mehrwert

Wenn Sprache, Dokumente, variable Inhalte oder komplexe Klassifikationen verarbeitet werden müssen.

Die Entscheidung fällt pro Ablauf – nicht pro Projekt

Workflow-Automatisierung

Wiederkehrende Abläufe zuverlässig ausführen.

Viele Aufgaben folgen demselben Muster: Daten kommen an, werden geprüft, übertragen, ergänzt, weitergeleitet und dokumentiert. Solche Abläufe lassen sich häufig automatisieren, ohne das gesamte System zu ersetzen.

Werkzeuge wie n8n, individuelle Dienste, APIs oder Skripte – das Werkzeug richtet sich nach dem Prozess, nicht umgekehrt.

Was wir automatisieren

  • Eingang und Verteilung von Kundenanfragen
  • Übertragung von Formularen in CRM-, Ticket- oder Auftragssysteme
  • Erstellung und Versand standardisierter Dokumente
  • Erinnerungen, Eskalationen und Statusmeldungen
  • Datenabgleich zwischen Anwendungen
  • Regelmäßige Exporte, Berichte und Prüfungen
  • Freigabeprozesse
  • Mitarbeiter- und Kunden-Onboarding
  • Verarbeitung eingehender E-Mails und Anhänge
  • Überwachung technischer oder geschäftlicher Ereignisse

Der Ablauf heute

von Hand

Derselbe Ablauf automatisiert

Kontrollpunkt bleibt beim Menschen
Derselbe Ablauf, einmal von Hand und einmal automatisiert Der Sonderfall verlässt die Automatisierung, nicht den Prozess

Das berücksichtigen wir

  • Datenformate und Feldzuordnung
  • Authentifizierung und Berechtigungen
  • Fehlerbehandlung und Wiederholungen
  • Protokollierung und Nachvollziehbarkeit
  • Datenschutz und Datenminimierung
  • Ausfallszenarien
  • Grenzen und Rate Limits externer Systeme
  • Manuelle Kontrollpunkte

Systemintegration

Anwendungen müssen miteinander sprechen können.

Werden Informationen zwischen Website, E-Mail, CRM, ERP, Datenbank, Microsoft 365 und Fachanwendung manuell übertragen, entsteht ein Engpass. Wir verbinden Systeme über vorhandene Schnittstellen oder entwickeln geeignete Integrationswege.

Eine Integration ist erst dann fertig, wenn nicht nur der Idealfall funktioniert, sondern auch Fehler erkannt und sinnvoll behandelt werden.

Künstliche Intelligenz mit Grenzen

KI, die definierte Aufgaben übernimmt – und kritische Schritte dem Menschen überlässt.

KI-Agenten

Ein KI-Agent kann Informationen bewerten, Werkzeuge auswählen und definierte Aktionen ausführen – eine Anfrage klassifizieren, passende Daten abrufen, einen Entwurf erstellen oder eine Aufgabe in einem anderen System anlegen. Wir entwickeln Agenten für klar abgegrenzte Anwendungsfälle:

  • Vorqualifizierung von Kundenanfragen
  • Zusammenfassung und Zuordnung eingehender Nachrichten
  • Unterstützung interner Service- und Supportprozesse
  • Recherche in freigegebenen Unternehmensquellen
  • Vorbereitung von Antworten und Dokumenten
  • Prüfung von Vollständigkeit und Plausibilität
  • Erstellung strukturierter Arbeitsschritte
  • Ausführung definierter Aktionen nach Freigabe

RAG-Systeme

Bei Retrieval-Augmented Generation antwortet ein Sprachmodell nicht nur aus seinem Trainingswissen, sondern erhält gezielt passende Informationen aus freigegebenen Unternehmensquellen:

  • Interne Dokumentationen
  • Handbücher und Richtlinien
  • Support-Tickets und Lösungshistorien
  • Produktinformationen
  • Prozessbeschreibungen
  • Vertrags- und Projektunterlagen
  • Wissensdatenbanken
  • Technische Dokumente

Entscheidend sind Datenqualität, Zugriffsrechte, Aktualisierung, Quellenangaben und Evaluation. Ein guter Wissensassistent zeigt, worauf seine Antwort basiert.

Kritische Aktionen

Je nach Risiko greifen fünf Sicherungen.

Kritische Aktionen werden nicht blind automatisiert. Je nach Risiko integrieren wir Freigaben, Rollen, Protokolle, Limits und menschliche Kontrollschritte.

Aktion angefordert Erst dann: Ausführung
  1. Freigaben Definierte Aktionen werden erst nach ausdrücklicher Freigabe ausgeführt.
  2. Rollen und Berechtigungen Eingeschränkte Berechtigungen begrenzen, worauf ein Agent überhaupt zugreifen kann.
  3. Limits Festgelegte Grenzen für Umfang und Häufigkeit ausgeführter Aktionen.
  4. Protokollierung Jeder Schritt bleibt dokumentiert und im Nachhinein nachvollziehbar.
  5. Menschliche Kontrollpunkte Auffällige Fälle werden zur manuellen Prüfung markiert, statt automatisch entschieden zu werden.

Dokumenten- & E-Mail-Verarbeitung

Unstrukturierte Informationen in nutzbare Daten überführen.

Rechnungen, Anfragen, Formulare und freie Texte enthalten wertvolle Informationen, liegen aber selten automatisiert verarbeitbar vor. Wir kombinieren klassische Texterkennung, feste Regeln und KI – je nach Dokumenttyp und Qualitätsanforderung.

  • Dokumente erkennen und kategorisieren
  • Felder und Werte extrahieren
  • Inhalte zusammenfassen
  • Dokumente auf Vollständigkeit prüfen
  • Daten in interne Systeme übertragen
  • Nachrichten nach Thema oder Dringlichkeit einordnen
  • Antwortentwürfe erstellen
  • Auffällige Fälle zur manuellen Prüfung markieren

Lokale & selbst gehostete KI

KI muss nicht ausschließlich in einer externen Cloud laufen.

Für sensible Daten oder besondere Anforderungen kann eine lokale Lösung sinnvoll sein. Wir prüfen, welche Modelle und Betriebsformen realistisch sind und welche Leistung die vorhandene Infrastruktur liefert.

Mögliche Vorteile

  • Mehr Kontrolle über Datenflüsse
  • Eigene Zugriffs- und Protokollierungsregeln
  • Integration in interne Systeme
  • Geringere Abhängigkeit von einzelnen Plattformen
  • Anpassbare Modelle und Komponenten

Eine lokale Lösung ist jedoch nicht automatisch sicherer oder günstiger – Hardware, Updates, Monitoring, Modellqualität und Betrieb müssen realistisch bewertet werden.

Unser Vorgehen

In fünf abgesicherten Schritten.

  1. Prozessaufnahme

    Wir betrachten den aktuellen Ablauf, beteiligte Personen, Systeme, Daten und Sonderfälle.

  2. Automatisierungspotenzial

    Wir trennen stabile Regeln von Aufgaben, bei denen KI, menschliche Bewertung oder Rückfragen erforderlich sind.

  3. Pilot

    Die Lösung wird zunächst für einen klar begrenzten Prozess umgesetzt und mit realistischen Daten getestet.

  4. Absicherung

    Fehlerbehandlung, Rollen, Freigaben, Protokolle und Datenschutz werden in die Lösung integriert.

  5. Betrieb

    Auf Wunsch übernehmen wir Monitoring, Wartung, Anpassungen und die schrittweise Erweiterung.

Was wir bewusst nicht versprechen

Wir versprechen keine vollständig autonomen Systeme, die ohne Kontrolle jede Aufgabe korrekt erledigen. KI kann Fehler machen, Zusammenhänge falsch bewerten oder ungeeignete Antworten erzeugen. Deshalb definieren wir Aufgaben, Grenzen und Verantwortlichkeiten so, dass das System im Geschäftsalltag kontrollierbar bleibt.

Häufige Fragen

Automatisierung & KI – kurz erklärt.

Ab wann lohnt sich eine Automatisierung?

Eine Automatisierung kann sich bereits bei kleinen, regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben lohnen. Entscheidend sind nicht nur die eingesparten Minuten, sondern auch Fehlerquote, Reaktionszeit, Nachvollziehbarkeit und die Abhängigkeit von einzelnen Personen.

Können Sie bestehende Anwendungen verbinden?

Ja, wenn geeignete Schnittstellen, Datenzugänge oder andere technisch vertretbare Integrationswege vorhanden sind. Vorab prüfen wir Dokumentation, Authentifizierung, Datenstruktur und mögliche Einschränkungen.

Muss für jede Automatisierung KI eingesetzt werden?

Nein. Für klar definierte Abläufe sind feste Regeln meist zuverlässiger. KI ist besonders dann sinnvoll, wenn Sprache, Dokumente, variable Inhalte oder komplexe Klassifikationen verarbeitet werden müssen.

Können KI-Agenten selbstständig E-Mails versenden oder Daten ändern?

Technisch ist das möglich. Ob es sinnvoll ist, hängt vom Risiko ab. Für kritische Aktionen empfehlen wir Freigaben, eingeschränkte Berechtigungen, Limits und Protokollierung.

Können Sie KI mit unseren internen Dokumenten verbinden?

Ja. Dafür kann ein RAG-System aufgebaut werden, das freigegebene Quellen indexiert und Antworten auf Basis dieser Inhalte erstellt. Zugriffsrechte und Quellen müssen dabei sorgfältig geplant werden.

Können KI-Lösungen lokal betrieben werden?

Ja, abhängig von Modell, Hardware, Nutzerzahl und Qualitätsanforderung. Wir prüfen, ob ein lokaler Betrieb sinnvoll ist oder ob eine hybride Lösung bessere Ergebnisse liefert.

Beraten Sie zum EU AI Act?

Wir berücksichtigen technische Anforderungen wie Transparenz, Dokumentation, Protokollierung, Rollen und menschliche Kontrolle bei der Umsetzung. Eine verbindliche rechtliche Einordnung oder Rechtsberatung übernehmen wir nicht. Bei rechtlich sensiblen Einsatzfeldern sollte zusätzlich spezialisierte Rechtsberatung einbezogen werden.

Preisrahmen

Was ein erster automatisierter Ablauf kostet.

Automatisierung wird selten am Stück eingeführt. Der Betrag unten beschreibt deshalb einen einzelnen, klar abgegrenzten Ablauf — den Umfang, mit dem sich sinnvoll anfangen lässt.

ab 2.500 € einmalig

Ein abgegrenzter Ablauf, der analysiert, automatisiert, dokumentiert und in den Betrieb übergeben wird.

Was den Preis bewegt

  • Anzahl der beteiligten Systeme und Qualität ihrer Schnittstellen
  • Ausnahmen und Sonderfälle, die der Ablauf abbilden muss
  • notwendige Freigaben und Protokollierung
  • Umfang der Datenaufbereitung bei KI-gestützten Lösungen

Endpreise, keine Umsatzsteuer nach § 19 UStG.

Nach einem kurzen Erstgespräch erhalten Sie ein transparentes Festpreisangebot mit klar definiertem Leistungsumfang.

Automatisierung prüfen lassen

Automatisierungs-Check

Welcher Ablauf kostet Ihr Team regelmäßig Zeit?

Beschreiben Sie uns einen konkreten Prozess. Wir prüfen, welche Schritte automatisiert werden können und ob KI dafür überhaupt notwendig ist.

Wählen Sie aus, welche optionalen Dienste aktiviert werden dürfen. Technisch notwendige Funktionen lassen sich nicht abwählen, weil die Website ohne sie nicht arbeitet.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen.