„Open Source kostet nichts“ ist der Satz, mit dem viele Vergleiche beginnen – und der Grund, warum sie später nicht mehr stimmen. Wer Software auswählt, entscheidet nicht über einen Preis, sondern über einen Kostenverlauf: Einführung, laufender Betrieb, Änderungen, Versionswechsel und irgendwann der Ausstieg.
Dieser Beitrag nennt bewusst keine fremden Marktpreise und keine Einsparquoten. Jede Zahl, die Sie in einem Blogbeitrag zu diesem Thema lesen – „X Prozent günstiger“, „Y Euro pro Nutzer und Jahr“ – stammt aus einem fremden Fall mit fremder Nutzerzahl, fremder Umgebung und fremdem internen Stundensatz. Übertragbar sind nicht die Beträge, sondern die Kostenarten und das Rechenverfahren. Beides steht unten; die einzige Zahl in diesem Text ist unser eigener Einstiegspreis, und der ist als solcher gekennzeichnet.
„Kostenlos“ ist eine Aussage über die Lizenz, nicht über Ihre Kosten
Die Open Source Definition der Open Source Initiative beschreibt zehn Kriterien, die eine Lizenz erfüllen muss, damit Software als Open Source gilt. Kriterium 1 („Free Redistribution“) hält fest, dass die Lizenz für die Weitergabe keine Gebühr verlangen darf – im Original: „The license shall not require a royalty or other fee for such sale.“ Die übrigen neun Kriterien betreffen Quellcode, abgeleitete Werke, Diskriminierungsfreiheit und Technologieneutralität.
Kein einziges dieser Kriterien sagt etwas darüber aus, was der Betrieb in Ihrem Unternehmen kostet. „Kostenlos“ ist eine Eigenschaft der Lizenz, nicht des Systems.
Die Umkehrung gilt genauso, wird aber seltener ausgesprochen: Der Abopreis eines proprietären Produkts ist ebenfalls nicht der Gesamtpreis. Er enthält nicht Ihre Einführung, nicht Ihre Datenbereinigung, nicht Ihre Schnittstellen, nicht Ihre Schulung und nicht Ihren späteren Wechsel.
Beide Seiten tragen also Kosten, die auf keiner Rechnung stehen. Ein Vergleich wird erst dann belastbar, wenn er auf beiden Seiten dieselben Kostenarten abfragt – und nicht den Lizenzpreis der einen Seite gegen die Gesamtkosten der anderen stellt. Dieser asymmetrische Vergleich ist der häufigste Fehler, und er fällt regelmäßig zugunsten derjenigen Seite aus, die gerade jemand verkaufen möchte.
Bei Open Source fehlen meist der Betrieb und die eigene Zeit
Die Lizenzzeile ist niedrig oder leer. Darunter liegen Positionen, die häufig gar nicht erst erhoben werden.
Infrastruktur. Server oder VPS, Speicher, ein getrenntes Backupziel, gegebenenfalls eine Testumgebung für Updates. Das ist die einzige Position, die sich leicht beziffern lässt – und deshalb oft die einzige, die im Vergleich landet.
Einführung. Installation, Konfiguration, Härtung, Anbindung an Benutzerverwaltung und vorhandene Systeme, Datenmigration, Schulung. Diese Kosten fallen fast vollständig im ersten Jahr an und verzerren jeden Vergleich, der nur zwölf Monate betrachtet.
Patch- und Änderungsmanagement. Der IT-Grundschutz des BSI beschreibt im Baustein OPS.1.1.3, was dahintersteht: Patches und Änderungen müssen geplant, genehmigt und dokumentiert werden, für die Installation müssen Rückfall-Lösungen vorhanden sein, und Patches müssen nach Veröffentlichung bewertet und priorisiert werden. Wird ein Patch nicht eingespielt, müssen die Entscheidung und ihre Gründe dokumentiert werden. Das ist wiederkehrende Arbeit, kein automatischer Vorgang – auch dann, wenn ein Autoupdate-Mechanismus existiert.
Backup und getestete Wiederherstellung. Der Baustein CON.3 des IT-Grundschutzes führt das regelmäßige Testen der Datensicherungen als Basis-Anforderung – nicht als Kür. Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist eine Annahme. Der Test kostet Zeit und muss in die Kalkulation.
Monitoring, Protokollierung, Zertifikate. Systeme, die niemand beobachtet, fallen nicht seltener aus, sondern nur später auf.
Versionswechsel und Supportende. Kleinere Updates sind Wartung. Ein größerer Versionssprung ist ein Projekt mit Test, Anpassung von Erweiterungen und möglicherweise Datenmigration. Und er ist nicht optional: OPS.1.1.3 verlangt, dass bei Produkten ohne Herstellersupport geprüft wird, ob sie überhaupt noch sicher betrieben werden können – ist das nicht der Fall, dürfen sie nicht weiterverwendet werden. Auch Open-Source-Projekte haben Supportzeiträume. Wer über fünf Jahre rechnet, muss mindestens einen solchen Sprung einplanen.
Support. Es gibt keine Hotline, die im Preis enthalten ist. Entweder besteht internes Know-how, oder es gibt einen bezahlten Supportvertrag beim Projekt oder einem Anbieter, oder ein Dienstleister übernimmt den Betrieb. Alle drei Varianten haben einen Preis; „Community“ ist keiner davon, sondern eine Wahrscheinlichkeit.
Interne Zeit. Die am systematischsten vergessene Position. Sie müssen sie nicht schätzen: Ihr Unternehmen kennt seine eigenen Personalkosten. Setzen Sie den internen Stundensatz an, den Ihre Buchhaltung ohnehin verwendet, und multiplizieren Sie ihn mit den Stunden, die Administration, Rückfragen und Störungen tatsächlich binden. Wer diese Zeile mit null bewertet, hat keinen Vergleich gerechnet, sondern eine Wunschrechnung.
Vertretung. Wenn genau eine Person das System versteht, ist das eine Kostenposition in Form eines Risikos. Dokumentation und eine zweite eingearbeitete Person kosten Geld; ihr Fehlen kostet im Ernstfall mehr.
Bei proprietärer Software fehlen die Positionen hinter dem Listenpreis
Auch hier ist die sichtbare Zahl nicht die vollständige.
Preis mal Menge über die Zeit. Ein Preis pro Nutzer und Monat ist ein Multiplikator, kein Betrag. Rechnen Sie ihn gegen Ihre erwartete Nutzerentwicklung – nicht gegen den heutigen Stand. Wachstum ist bei nutzerbasierten Modellen die wichtigste Kostenkurve überhaupt.
Editionen und Module. Die Funktion, die den Ausschlag gegeben hat, liegt häufig eine Stufe höher, ebenso Schnittstellen, Rollenmodelle, Protokollierung, längere Aufbewahrung oder Single Sign-on. Prüfen Sie vor dem Vergleich, in welcher Edition die tatsächlich benötigten Funktionen enthalten sind – nicht, welche Edition zuerst genannt wurde.
Preisanpassungen und Vertragslaufzeit. Ein Vergleich über fünf Jahre gegen einen Preis, der jährlich angepasst werden kann, ist unvollständig. Die Frage an den Anbieter lautet nicht „was kostet es“, sondern „welche Preisanpassung ist vertraglich möglich und in welchem Rhythmus“.
Integration. Konnektoren, API-Kontingente, Partnerlizenzen für angebundene Systeme, Aufwand für Schnittstellen, die bei Produktänderungen nachgezogen werden müssen.
Ihr eigener Betriebsanteil. Er verschwindet nicht, er verkleinert sich. Benutzer- und Rechteverwaltung, Datenpflege, Schulung, die Sicherung der eigenen Daten aus dem Dienst heraus, Kontrolle der Schnittstellen: all das bleibt bei Ihnen.
Lizenzverwaltung. Wer welche Lizenz nutzt, welche Abonnements sich wann automatisch verlängern und auf wen sie ausgestellt sind – diese Verwaltung ist ein eigener, kleiner, aber dauerhafter Aufwand.
Ausstieg. Export der Daten inklusive Anhängen und Verknüpfungen, Prüfung der Formate, Parallelbetrieb während der Umstellung, Aufbewahrungspflichten für Daten, die länger vorgehalten werden müssen als der Vertrag läuft. Diese Position steht in keinem Angebot und entscheidet trotzdem darüber, ob eine Entscheidung in fünf Jahren noch revidierbar ist.
Ein belastbarer Vergleich braucht einen Fall, einen Zeitraum und dieselben Zeilen
Ein Kostenvergleich zwischen „Open Source“ und „proprietär“ im Allgemeinen ist nicht möglich. Ein Vergleich zwischen zwei konkreten Lösungen für einen konkreten Prozess in Ihrem Unternehmen ist es. Sechs Schritte reichen dafür.
1. Fall abgrenzen. Welcher Prozess, wie viele Nutzer heute und in drei Jahren, welches Datenvolumen, welche Systeme müssen angebunden werden, welche Verfügbarkeit ist wirklich nötig.
2. Zeitraum festlegen. Sinnvoll ist die geplante Nutzungsdauer, üblicherweise drei bis fünf Jahre. Kürzer geht nicht, weil die Einführung sonst das Ergebnis bestimmt. Wenn Sie den Zeitraum nicht kennen, nehmen Sie den Zeitraum, nach dem Sie ohnehin neu entscheiden würden.
3. Beide Spalten mit denselben Zeilen füllen. Jede Kostenart wird für beide Varianten angesetzt – auch dann, wenn sie in einer Spalte null ist. Eine leere Zelle ist eine Aussage und muss begründet sein.
| Kostenart | Einmalig oder laufend | Variante A | Variante B |
|---|---|---|---|
| Lizenz oder Abonnement | laufend | ||
| Infrastruktur und Speicher | laufend | ||
| Einführung und Konfiguration | einmalig | ||
| Datenmigration | einmalig | ||
| Schulung | einmalig, teils laufend | ||
| Updates und Patch-Management | laufend | ||
| Backup und Wiederherstellungstests | laufend | ||
| Monitoring und Störungsbearbeitung | laufend | ||
| Support oder Betreuungsvertrag | laufend | ||
| Interne Zeit (Stunden × interner Satz) | laufend | ||
| Größerer Versionswechsel | einmalig, im Zeitraum eingeplant | ||
| Schnittstellen und deren Pflege | laufend | ||
| Ausstieg und Datenübernahme | einmalig, am Ende |
4. Mengen und Annahmen mitschreiben. Nicht nur Summen, sondern die Größen dahinter: Nutzerzahl, Speicher, angesetzte Stunden, unterstellte Preissteigerung. Ein Vergleich, dessen Annahmen nicht sichtbar sind, lässt sich später weder prüfen noch fortschreiben.
5. Herkunft jeder Zahl kennzeichnen. Drei Qualitäten, die nicht vermischt werden dürfen: verbindliches Angebot, veröffentlichte Preisliste mit Datum, eigene Schätzung. Wenn am Ende die Hälfte der Summe aus Schätzungen besteht, ist das kein Problem – aber es muss sichtbar sein.
6. Empfindlichkeit prüfen. Verdoppeln Sie testweise die Nutzerzahl. Verdoppeln Sie den internen Aufwand. Ziehen Sie den Versionswechsel von Jahr vier auf Jahr zwei vor. Wenn das Ergebnis dabei kippt, ist die Entscheidung nicht robust, und die entscheidende Frage ist nicht der Preis, sondern welche dieser Größen Sie tatsächlich kontrollieren können.
Manche Zeilen lassen sich vollständig verbindlich machen, statt sie zu schätzen: Wo ein Dienstleister den Betrieb übernimmt, wird aus einer Aufwandsschätzung ein Vertragspreis. Bei TakFlow beginnt eine laufende technische Betreuung für eine betreute Anwendung inklusive Hosting, Monitoring, Updates und Sicherungen bei 99 € im Monat; Anzahl und Kritikalität der Systeme, vereinbarte Reaktionszeiten und das enthaltene Änderungskontingent bewegen diesen Betrag. Ob das günstiger ist als interne Zeit, ergibt sich erst aus Ihrer Tabelle.
Wo proprietäre Software über die Gesamtkosten tatsächlich gewinnt
Es gibt Konstellationen, in denen ein Abonnement die wirtschaftlichere Entscheidung ist – auch dann, wenn eine funktional passende Open-Source-Alternative existiert.
Standardprozess mit wenigen Nutzern. Bei kleiner Nutzerzahl verteilt sich der Betriebsaufwand einer eigenen Instanz auf zu wenige Köpfe. Ein Anbieter, der Betrieb, Updates, Verfügbarkeit und Support über seinen gesamten Kundenbestand verteilt, unterbietet diese Rechnung regelmäßig.
Keine Betriebskapazität – und keine Absicht, sie aufzubauen. Wenn niemand im Unternehmen den Betrieb übernehmen kann und auch kein Dienstleister beauftragt werden soll, ist die Open-Source-Variante nicht günstiger, sondern nur unbetreut. Eine schlecht gepflegte eigene Instanz ist die teuerste aller Varianten: Ausfall, Datenverlust und Nacharbeit übersteigen jede Lizenzgebühr.
Fachanwendungen mit laufender fachlicher Pflege. Bei Software, die Formate, Schnittstellen oder fachliche Regelwerke Dritter nachführen muss, übernimmt der Anbieter eine wiederkehrende Arbeit, die Sie sonst selbst tragen. Das ist ein realer Gegenwert und nicht nur ein Preisaufschlag.
Bereits bezahlte Plattformen. Wenn eine Funktion in einer Lizenz enthalten ist, die ohnehin läuft, sind ihre Grenzkosten null. Eine zusätzliche eigene Instanz daneben kostet dagegen ab dem ersten Tag.
Zeit bis zur Nutzung. Wenn ein Prozess in vier Wochen laufen muss, ist die schnellere Variante häufig die wirtschaftlichere – unabhängig davon, was die Fünfjahressumme sagt.
Wo Open Source über die Jahre günstiger wird
Die Vorteile liegen selten im ersten Jahr, sondern in der Struktur der Kosten.
Die Nutzerzahl treibt keinen Lizenzpreis: Wächst das Unternehmen, wächst bei nutzerbasierten Abonnements die Rechnung mit, bei einer selbst betriebenen Instanz zunächst nur die Last. Funktionslücken werden angepasst statt als höhere Edition gekauft. Und der Betriebsdienstleister ist austauschbar, ohne dass das Produkt gewechselt wird – ein Unterschied, der im Kostenmodell fast immer unterschätzt wird, weil er den Ausstieg von einer Produktentscheidung zu einer Vertragsentscheidung macht.
Damit dieser Vorteil eintritt, muss die Installation allerdings dokumentiert, aktuell und von mehr als einer Person verstanden sein. Eine undokumentierte Open-Source-Instanz, die nur eine einzige Person bedienen kann, hat dieselbe Abhängigkeit erzeugt, die man vermeiden wollte – nur ohne Vertragspartner, den man dafür in die Pflicht nehmen könnte. Auswahl, Migration und laufender Betrieb sollten deshalb zusammen geplant werden; unser Vorgehen dazu beschreiben wir unter Open Source, Self-Hosting und Betrieb.
Drei Fehler, die jeden Vergleich unbrauchbar machen
Der erste ist der asymmetrische Vergleich: Lizenzpreis gegen Gesamtkosten. Der zweite ist die eigene Zeit zum Nulltarif – sie ist in kleinen Unternehmen fast immer die größte einzelne Position und wird fast immer weggelassen. Der dritte ist der Betrachtungszeitraum von zwölf Monaten, in dem die Einführung alles überdeckt und der Betrieb noch keine Rolle spielt.
Wenn Sie nur eine dieser drei Korrekturen vornehmen können, nehmen Sie die zweite.
Handlungsaufruf
Wenn Sie vor einer konkreten Entscheidung stehen, ist die nützlichste Vorarbeit kein Produktvergleich, sondern eine ausgefüllte Kostentabelle für Ihren Fall. TakFlow unterstützt bei der Bewertung von Alternativen, bei der Aufwandsschätzung für Einführung und Betrieb und bei der Frage, welche Positionen sich vertraglich festschreiben lassen. Wenn die Rechnung gegen ein eigenes System ausfällt, sagen wir das.
Weiterführend: Open Source, Self-Hosting und Betrieb · Standardsoftware, Open Source oder individuelles Tool? · Open Source und digitale Souveränität